famfo-esens-l - Nachricht 2014-01 00040

[Familienforschungsgruppe Esens \[geschlossene Vereinsliste\] <famfo-esens-l(a)...]

Moin Liste,

Hier die letzte Meldung zu o.a. Thema:

Mit freundlichem Gruß

M.Emken

Liebe Mitleser,

ich hatte ja zu Beginn des Jahres bereits angekündigt, dass wir nach
längeren Auseinandersetzungen mit dem zuständigen
Datenschutzbeauftragten gehalten sind, grundlegende Umstellungen bei den
Familienanzeigen vorzunehmen.

Der Sache nach geht es in Kurzform darum, dass es generell als
unzulässig angesehen wird, Daten lebender Personen ohne deren
individuelle Erlaubnis zu publizieren. Das gilt auch für die ja bereits
einmal in der Zeitung publizierten Familienanzeigen. Eine dort etwa
erteilte Zustimmung zur Veröffentlichung beschränkt sich auf die
Veröffentlichung in der Zeitung selbst, gestattet aber keine (weitere)
Veröffentlichung an anderer Stelle.

Weil wir individuelle Zustimmungserklärungen schwerlich einholen können,
haben wir mit dem Datenschutzbeauftragten folgende, bis zum 31.01.2014
umzusetzende Regelung abgestimmt:

1.
Bei Geburten und Geburtstagsjubiläen wird eine pauschale Sperrfrist von
110 Jahren nach der Geburt beachtet.

2.
Bei Eheschließungen, Heiratsjubiläen und Verlobungen wird eine pauschale
Sperrfrist von 80 Jahren nach dem Grundereignis (Eheschließung bzw.
Verlobung) beachtet.

3.
Bei den Sterbefällen gibt es kein grundlegendes Problem. Zu beachten ist
allerdings, dass sich Angaben zu den Angehörigen auf lebende Personen
beziehen. Wir werden dem dadurch begegnen, dass wir die Angaben zu den
Angehörigen zukünftig "ausblenden", wie hier ja bereits bemerkt wurde.

Die digital vorhandenen Anzeigen werden unbeschadet dessen auch
weiterhin (mit den Angehörigen) angezeigt.

4.
Bei den sonstigen Anzeigen werden wir analog Ziffer 1, verfahren müssen,
weil es sich regelmäßig um Daten lebender Personen handelt. Auch hier
wird deshalb (vorsorglich) mit einer "Schutzfrist" von 110 Jahren
gearbeitet.

Vorsorglich:

Es werden (von notwendigen Umschichtungen bei den sonstigen Anzeigen
abgesehen, dazu noch nachstehend) keinerlei Bestandsdaten gelöscht. Die
Daten werden nur nicht (mehr) angezeigt, sind und bleiben aber komplett
erhalten. Das löst sich technisch über eine "dynamische
Berechnungsroutine", die jeweils vom Abruftag aus eine entsprechende
"Rückrechnung" vornimmt.

Die entsprechend umgeschriebenen Programmscripte habe ich soeben
eingespielt.

Das Ganze funktioniert natürlich nur, wenn in den berechnungsrelevanten
Datenfeldern auch Datumsangaben in der Form

TT.MM.JJJJ

vorhanden sind. Soweit momentan bei den Geburten, den Eheschliessungen
und den sonstigen Anzeigen noch Anzeigen mit Angaben zu lebenden
Personen sichtbar sind, ist dies nur dort der Fall, wo Datumsangaben
vollständig fehlen oder nicht dem vorstehend genannten Format entsprechen.

Ich bin zur Zeit dabei, einen entsprechenden Datenabgleich vorzunehmen
und fehlende Datumsangaben zu ergänzen. Das ist eine sehr aufwändige
Aktion.

Komplett "eingeschworen" sind bereits die Verlobungen.

Aktuell bearbeite ich die Eheschliessungen, die momentan zu etwa 75%
bereits regelkonform sind.

Danach werden die sehr umfangreichen Geburten nachgerüstet.

Ich hoffe, dass ich diese sehr zeitaufwändigen Arbeiten wirklich bis zum
Monatsende abschließen kann.

5.
Wie ich konkret mit den Sonstigen Anzeigen umgehe, weiß ich noch nicht.
Der Datenbestand enthält sehr unterschiedliche und zum Teil auch
unergiebige Daten. Neben ergiebigeren Daten zu Konfimationen,
Kommunionen pp. finden sich dort auch Angaben zu Leserbriefschreibern,
Rätselgewinnern pp., die in Ermangelung von über den Wohnort und den
Namen hinausgehender Informationen praktisch keinen genealogisch
wirklich relevanten Inhalt haben.

Ich kann momentan noch nicht absehen, ob ich es zeitlich schaffe, die
bei den sonstigen Anzeigen sehr häufig fehlenden oder
berechnungstechnisch unbrauchbaren Datumsangaben so um- und
nachzurüsten, dass den datenschutzrechlichen Belangen uneingeschränkt
Rechnung getragen ist. Sollte mir das bis zum Monatsende nicht gelingen,
werde ich die sonstigen Anzeigen vorübergehend komplett abschalten.

6.
Für die Datenerfassung selbst ergeben sich keine grundlegenden
Änderungen. Wichtig ist aber, dass die berechnungstechnisch relevanten
Datumsfelder, d. h.

bei den Geburten --> das Geburtsdatum

bei den Eheschliessungen und Verlobungen  --> das Heirats- bzw.
Verlobungsdatum

bei den sonstigen Anzeigen --> das Ereignisdatum

zukünftig durchgehend (!) einen Datumseintrag im Format

TT.MM.JJJJ

aufweisen. Datumspannen und sonstige Zusätze sind nicht (mehr) zulässig.
Erscheinen darf nur ein einziges Datum im angegebenen Format. Näheres
dazu muss ggf. unter [Bemerkungen] erläuternd angegeben werden. Das
bitte ich bei der Datenerfassung zukünftig unbedingt zu beachten.

7.
Wegen der laufenden Umstellungsarbeiten werde ich bis auf Weiteres
keinerlei Updates mehr einspielen. Was insoweit schon angeliefert wurde
oder noch angeliefert wird, kann von mir erst bearbeitet werden, wenn
ich die notwendigen Umstellungsarbeiten komplett abgeschlossen habe.

Ich bitte um Nachsicht und hoffe ansonsten, dass die geänderten Scripte
reibungslos laufen.


-- 
Mit den besten Grüßen aus Bremen

Hans-Jürgen Wolf
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